萬(wàn)丈高樓平地起，管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)駐會(huì)展場(chǎng)館后首先需要考慮的就是場(chǎng)館的組織架構(gòu)。作為企業(yè)重要的骨骼系統(tǒng)，組織架構(gòu)是場(chǎng)館內(nèi)部控制的重要環(huán)境因素，是場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)工作歸口管理以及各管理職務(wù)間相互關(guān)系的具體體現(xiàn)，對(duì)將來(lái)場(chǎng)館的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)以及戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí) 現(xiàn)起著十分重要的基礎(chǔ)作用。

　　組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)受企業(yè)戰(zhàn)略、內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境、經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)、人員素質(zhì)、場(chǎng)館生命周期等諸多因素的影響，主要從縱向和橫向“兩條線”綜合考量。

　　縱向組織結(jié)構(gòu)

　　縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的主要任務(wù)是確定場(chǎng)館的管理層次和管理幅度。早期的會(huì)展場(chǎng)館多以單一的展覽業(yè)務(wù)為主，組織架構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單，由總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各職能部門。

　　所以，總經(jīng)理甄選中、高層管理人員時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，這也將關(guān)乎企業(yè)組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)。中高層管理者的素質(zhì)高，就可以適當(dāng)?shù)販p少管理層次，擴(kuò)大管理幅度，從而加快信息傳遞的速度，提高場(chǎng)館運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。

　　場(chǎng)館進(jìn)入穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)期后，各職能部門的經(jīng)理已具備實(shí)力和擔(dān)當(dāng)，其組織結(jié)構(gòu)就可以向扁平化方向調(diào)整，精簡(jiǎn)管理團(tuán)隊(duì)人員數(shù)量，下放副總經(jīng)理職權(quán)，在保證場(chǎng)館正常運(yùn)營(yíng)的前提下減少企業(yè)的管理費(fèi)用。

　　橫向組織結(jié)構(gòu)

　　橫向組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要將場(chǎng)館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)按照一定的準(zhǔn)則進(jìn)行劃分并整合到相應(yīng)部門，然后給各部門配置相應(yīng)的職權(quán)。在進(jìn)行橫向組織設(shè)計(jì)時(shí)，要考慮企業(yè)實(shí)際需求，不可盲目照搬。尤其要處理好兩種關(guān)系：

　　01.銷售部和協(xié)調(diào)部的關(guān)系

　　一線城市的會(huì)展場(chǎng)館展會(huì)數(shù)量多、規(guī)模大，銷售部和會(huì)展協(xié)調(diào)部通常設(shè)置為兩個(gè)平行部門，前者負(fù)責(zé)展會(huì)項(xiàng)目的咨詢、報(bào)價(jià)、確認(rèn)、合同簽署等工作，合同簽署后的需求落實(shí)、服務(wù)跟進(jìn)、協(xié)調(diào)溝通等具體工作則交由后者。分而設(shè)置可以保證兩個(gè)部門各司其職，銷售部專注市場(chǎng)拓展工作，協(xié)調(diào)部專注提升客戶服務(wù)體驗(yàn)，進(jìn)而提高效率和產(chǎn)出。

　　02.主場(chǎng)搭建和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的關(guān)系

　　二者雖然職能相似，但立腳點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)卻不盡相同。在搭建過(guò)程中，尤其針對(duì)特裝展位，主場(chǎng)搭建商為追求展出效果往往會(huì)忽視其中的安全隱患，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)部的監(jiān)督就可以起到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、減少損失的作用。除此之外，場(chǎng)館水電氣接駁、展品運(yùn)輸、兩臨近展會(huì)撤展與進(jìn)場(chǎng)時(shí)間是否沖突等事項(xiàng)也都需要現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)部來(lái)監(jiān)督、協(xié)調(diào)；但對(duì)于會(huì)議為主業(yè)或業(yè)務(wù)量不成規(guī)模的會(huì)展場(chǎng)館則可以交由第三方服務(wù)商來(lái)解決。職能部門的設(shè)置沒(méi)有唯一標(biāo)準(zhǔn)，管理團(tuán)隊(duì)需“量體裁衣”良性定制。

　　此外，完備的組織架構(gòu)在推行過(guò)程中還要注重將“線的組織”糅合為“面的組織”。通過(guò)加強(qiáng)橫向部門之間的協(xié)調(diào)和鏈結(jié)，使得“縱線×橫錢＝面“，以更好的發(fā)揮企業(yè)的凝聚力和向心力，高效執(zhí)行共同的發(fā)展目標(biāo)。中高層管理人員在這個(gè)過(guò)程中肩負(fù)起橋梁和紐帶的重任，接下來(lái)場(chǎng)館的運(yùn)營(yíng)工作才會(huì)有事半功倍的效果。